Особенности автоматизации бюджетной бухгалтерии

14 апреля 2009 - Администратор сайта

В условиях проводимых бюджетных реформ предъявляются повышенные требования к  программному обеспечению  для бюджетной сферы. Развитие программ идет в направлении   расширения функционала и совершенствования интерфейса. Бюджетным учреждениям  теперь не достаточно автоматизировать только лишь бюджетный учет, также необходима автоматизация проверки и передачи отчетности вышестоящим учреждениям, автоматизация свода представленной бюджетной отчетности и её консолидации.

Статья руководителя проекта "Контур-Бухгалтерия Бюджет"  В.Г.Локиса подготовлена на основе опыта автоматизации бухгалтерского учета и отчетности  в бюджетных учреждениях специалистами  ЗАО «СКБ Контур», г.Екатеринбург.

Требования и особенности ПО для бюджетных учреждений

Существует ряд требований, общих для любого бухгалтерского программного обеспечения, вне зависимости от того, предназначено ли оно для бюджетной или для хозрасчетной сферы.  Ясно, что любое бухгалтерское ПО должно соответствовать текущему законодательству по бухгалтерскому учету и отчетности. Современный бухучет, а в особенности бюджетный, становится все сложнее, и вести его вручную стало практически невозможно. Если несколько лет самой сложной операцией в области расчета зарплаты был расчет налогов по прогрессивной шкале, то сегодня вопросов возникает гораздо больше, и не только по заработной плате, нередки случаи, когда бухгалтеры начинают консультироваться у сотрудников компаний-разработчиков программного обеспечения, как рассчитываются и учитываются те или иные моменты бухучета. Поэтому так важно, чтобы бухгалтерская программа поддерживала весь необходимый функционал для ведения бухучета в точном соответствии с текущим законодательством. Бухгалтерское обеспечение должно давать возможность работать со всеми необходимыми первичными документами и распечатывать созданные файлы, формировать необходимые бухгалтерские регистры и отчетность в электронном и печатном виде на основе имеющихся документов и проведенных операций. Наконец, оно должно хранить введенные и созданные данные в электронном виде в течение определенного срока времени и давать возможность доступа к этой информации.

Понятно, что, обеспечивая все эти функции, бухгалтерское ПО для бюджетных учреждений должно учитывать особенности ведения бухгалтерии в бюджетном учреждении.

Одной из основных особенностей автоматизации реформируемого в течение уже 9 лет бюджетного учета является необходимость постоянного обновления программ в соответствие с часто меняющимся законодательством. Бюджетный бухгалтерский учет как таковой не сложнее хозрасчетного, просто хозрасчетный более проработан, в последнее время он почти не меняется. Бюджетный же учет, напротив, подвергается постоянным изменениям: в начале 2009 года вступает в силу уже 4-я по счету с 2000 года инструкция по ведению бюджетного учета. В условиях постоянно изменяющегося законодательства разработчикам ПО для бюджетного учета приходится нелегко. Ведь с момента опубликования законов или приказов до их вступления в силу остается совсем немного времени, чтобы досконально разобраться в этих изменениях и разработать алгоритмы для их реализации в программе. Сложность заключается в том, что после выхода новых инструкций иногда очень сложно применять их без соответствующих разъяснений (которые появляются позже). Поэтому задача, которая стоит  перед компаниями-разработчиками и их специалистами-внедренцами – в очень короткие сроки правильно реализовать изменения в ПО и применить эти изменения у пользователей – становится весьма непростой. Кроме того, эти изменения нужно донести до пользователей, обучить их и помочь им в работе. Стоит отметить, что далеко не все бухгалтеры хорошо разбираются в новом законодательстве.

Еще одна характерная особенность ПО для бюджетных учреждений – для кассового исполнения бюджетов (проведения оплат с лицевых счетов учреждений) бухгалтерская программа должна взаимодействовать с системами, используемыми в отделениях федерального казначейства РФ по установленным Федеральным Казначейством электронным форматам. Любые безналичные платежи бюджетников со своих лицевых счетов проводятся с обязательным контролем со стороны казначейства. Одна из функций казначейства - кассовое обслуживание (проведение платежей с лицевых счетов) бюджетных учреждений в соответствие с их сметами расходов, в пределах доведенных им лимитов бюджетных средств. Заявки на проведение платежей казначейство принимает в электронном виде в определенном формате, утвержденном приказом Федерального Казначейства. Наша задача – дать возможность бюджетникам передавать свои платежные поручения в казначейство в электронном виде в нужном формате. Новые форматы появляются по два – три раза в год, все их надо своевременно реализовать в своей программе.

И, наконец, для представления бюджетной отчетности в вышестоящее учреждение необходимы  дополнительные программы по передаче отчетности, по ее сведению (проверке и суммированию показателей) и консолидации (исключению показателей, отражающих внутренние расчеты среди учреждений ведомства, бюджета). Бюджетные организации объединены в иерархию, где у каждого учреждения есть свое вышестоящее учреждение, в которое и представляется отчетность. Для вышестоящего учреждения все те бюджетники, которые ему представляют отчетность, являются подведомственными. После того, как подведомственные учреждения представят свою отчетность вышестоящему, работа с отчетностью еще не заканчивается. Принятые отчеты будут использованы для формирования отчетности по всем
подведомственным учреждениям и по этому вышестоящему учреждению, принявшему отчеты, для формирования отчетности по всему ведомству (бюджету) в целом.
Поэтому в задачи учреждения входит получение отчетности от подведомственных, её сведение, консолидация, преобразование в отчетность для передачи на уровень выше, ведь у этого вышестоящего, в свою очередь, тоже есть свое вышестоящее учреждение.

Таблица: бюджетный и хозрасчетный бухгалтерский учет, основные отличия

 

Параметр

На предприятии с бюджетным бухучетом

На предприятии с хозрасчетным бухучетом

Вид деятельности

Как правило, бюджетная, не предпринимательская.

Как правило, предпринимательская.

Цели деятельности

Осуществление деятельности в соответствие с Уставом (положением) учреждения, расходуя бюджетные средства в строгом соответствии с утвержденными лимитами бюджетных средств, перечисляя доходы в бюджет (если имеются) в соответствие со сметой доходов.

Осуществление деятельности с целью извлечения прибыли.

Владелец

Государственный орган власти

Как правило, физическое лицо

Регламентирущее законодательство

Приказ № 25н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету» от 10.02.2006 (на момент публикации статьи вступает в силу новый приказ №148н, который будет действовать с 1 января 2009 года)

ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996.

Методы оплаты расходов

Перечисление бюджетных средств в пределах установленных лимитов с лицевых счетов, открытых в отделениях федерального казначейства.

Перечисление любых объемов средств со своих  расчетных счетов, открытых в любых кредитных организациях РФ.

Источники средств на осуществление деятельности

Финансирование из соответствующего бюджета (ов) РФ.

Средства от своей коммерческой деятельности.

Производство

Встречается очень редко, почти не бывает.

Встречается очень часто.

Оказание платных услуг

Редко.

Почти всегда.

Налоговый учет

У бюджетных учреждений по налогу на прибыль часто встречаются льготы. Очень часто налоговый учет вырождается в учет налога на имущество. Поэтому знание налогового учета у бюджетников практически не востребовано.

Налоговый учет очень востребован. Бухгалтера обязаны знать и правильно вести налоговый учет.

Бюджетная классификация (БК)

Группировка доходов, расходов и источников финансирования дефицитов бюджетов бюджетной системы РФ, используемой для составления и исполнения бюджетов, для отчетности, обеспечивающей сопоставимость показателей бюджетов РФ.

Бюджетная классификация включает:

·  классификацию доходов бюджетов;

·  классификацию расходов бюджетов;

·  классификацию источников финансирования дефицитов бюджетов;

·  классификацию операций публично-правовых образований (КОСГУ).

Требования по использованию БК вводятся соответствующими приказами Минфина РФ.

Не используется.

Экономическая классификация расходов и доходов

Дополнительная аналитика, используемая в операциях по кассовому исполнению бюджетов. Требования по её использованию вводятся соответствующими приказами Минфина РФ.

Иногда используется аналог – «статья расходов». Бухгалтеры используют эту аналитику по своему усмотрению, их количество существенно меньше, чем статей расходов и доходов у бюджетников.

План счетов

В бюджетном учете используются 26-значные счета. Счет составляется из:

1 – 17 знаков счета: код БК без КОСГУ;

18 знака счета: код вида деятельности (КВД);

19 – 23 знаков счета: 5-ти значный аналитический бухгалтерский счет;

24 – 26 знаков счета: код БК в части КОСГУ.

Используется 2-значные счета с возможностью открытия дополнительных субсчетов по желанию бухгалтера.

Бухгалтерская отчетность

Имеется месячная, квартальная и годовая бюджетная отчетность.

Представляется вышестоящему бюджетному учреждению.

Как правило, годовая бухгалтерская отчетность. Представляется в налоговые органы. В некоторых случаях должна быть опубликована.

 

Этапы внедрения ПО в бюджетных учреждениях

Внедрение любой бухгалтерской программы (системы), в том числе и для ведения бюджетного учета, складывается из следующих этапов:


1. установка программы у клиента, настройка компьютеров и локальной сети для
работы с программой;

2. конвертация данных (справочники, остатки на начало периода внедрения) из
других имеющихся программ клиента, если это необходимо;

3. настройка программы под специфические особенности учета клиента;

4. обучение пользователей работе в программе по рабочим местам;

5. донастройка системы под требования пользователей, выявленные в процессе
обучения;

6. обучение пользователей формированию отчетности в программе;

7. обучение пользователей администрированию системы (обновление программы,
создание страховых копий базы данных, устранение неполадок в работе системы,
прочие настройки, связанные с работой компьютеров и локальной сети);

8. техническая поддержка пользователей после внедрения программы, консультации по телефону, сопровождение программы с выездом специалиста к клиенту.

Более подробно остановимся на самых значимых этапах внедрения.

Этап №3. Настройка программы под специфические особенности учета клиента

Этот этап работ нельзя недооценивать - ведь от того, насколько правильно и полно была проделана предварительная настройка программы до начала её использования, зависит качество внедрения программы в целом. На этом этапе должны быть тщательно выяснены и настроены: используемые виды средств (бюджетных и внебюджетных), рабочий план счетов, используемые субсчета, специфические аналитики по счетам, методы учета налогов, особенности на отдельных участках учета, особенности формирования отчетности, наличие нерегламентированных форм отчетности и др. Предположим, что до начала работ в программе не выяснили и не настроили какую-нибудь дополнительную аналитику по счету, и начали формировать документы. В большинстве программ изменение аналитики по счетам, по которым уже имеются обороты, либо недопустимо, либо влечет перебивку всех документов, в которых используется перенастраиваемый счет. И становится понятно, почему необходимо все такие важные моменты выяснить еще до начала работы пользователей в программе. Но, к сожалению, предварительно выяснить все возможные вопросы иногда не получается. Иногда, понимание того, как должны были быть настроены аналитики по счетам, приходит только в момент формирования отчетности. В этой ситуации желательно, чтобы в программе был реализован механизм «настраиваемой аналитики», суть которого заключается в том, что по всем счетам плана счетов поддерживается всевозможная избыточная аналитика, при этом имеется настройка, которая указывает на то, какая аналитика может быть использована для отчетности по каждому конкретному счету.

Этап №5. Донастройка системы под требования пользователей, выявленные в процессе обучения

Этот этап работ - самый «коварный» для клиентов. Все специалисты уже прошли начальное обучение по работе с программой, уже начали в ней работать. И тут выясняется, что требуются некоторые доработки в программе - её донастройка. Хорошо, если нужные доработки легко реализовать без больших затрат. Но часто получается так, что донастройка программы под нужды клиента обходится дороже стоимости собственно программы в разы. Поэтому для бюджетных учреждений, при их ограничениях на объемы средств, которые они могут потратить на автоматизацию своего учета, важно с самого начала убедиться, что они получают уже готовое для использования решение для автоматизации, а не «сырую» программу - «конструктор», который после придется дорабатывать под себя.

Этап №6. Обучение пользователей формированию отчетности в программе

Этап обучения, как правило, проводится в период отчетности. Обучение можно считать успешно законченным, если пользователи программы знают, где сформировать нужный им отчет, в какой последовательности надо формировать отчеты, как проверить правильность данных в полученных отчетах, и как исправить первичные документы, если имеются ошибки.

Сроки обучения сдаче отчетности могут быть различными: от нескольких часов (4-8 часов для годовой отчетности для небольшого бюджетного учреждения типа детский сад, школа), до нескольких дней (4-5 рабочих дней для годовой отчетности для бюджетного учреждения с большим количеством пользователей и сложным учетом). Все зависит от количества различных видов бюджетных средств, от сложности учета, от количества сотрудников в бухгалтерии, от количества подведомственных учреждений и от количества ими обрабатываемых документов. Количество документов важно, т.к. бухгалтер ведь не «отпустит» внедренца, пока у него отчет не получится, и, если ошибочных документов много, или вообще много документов, среди которых надо искать ошибки, то на это, конечно, уходит больше времени.

Имеются случаи, когда некоторые клиенты вообще не стараются разбираться в законодательстве об отчетности. Они полностью надеются на специалиста-внедренца, ведь внедренец отлично разбирается в программе и все что надо, может оттуда «достать» (сформировать), кроме того, ориентируясь в законодательстве, знает в какой последовательности надо проделать все необходимые действия, как проверить полученную отчетность. И в некоторых случаях внедренцам приходится практически сдавать отчетность за клиентов – формировать отчетность, выверять её с первичными данными (документами), проверять отчетность на выполнение необходимых контрольных соотношений, и, как часто требуется, исправлять введенные документы в системе так, чтобы отчетность была верной, правильной.

Этапы №7 и №8. Администрирование системы, техническая поддержка пользователей

Основу технической поддержки составляют своевременные квалифицированные консультации по телефону от своего специалиста-внедренца или сотрудника «горячей линии». Следует еще до начала внедрения убедиться в том, что внедренческая компания готова качественно обеспечить такую поддержку. Если бухгалтерская программа имеет возможность обновления через Интернет, то тогда процесс обновлений программы можно существенно упростить, а техническую поддержку осуществлять наиболее качественно и оперативно.

 

 

Источник: Журнал [Финансовый директор]
Рейтинг: 0 Голосов: 0 12046 просмотров
Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!