Учет и выдача депонированной зарплаты

Статья Е.Джабазян, опубликованная в журнале "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2009, N 7.
 

При проверке кассовых операций в центре внимания контролирующих органов:


- соответствие депонированных сумм платежным реестрам;
- полнота и своевременность сдачи в банк депонированных сумм;
- полнота оприходования депонированных сумм на лицевой счет в ОФК;
- соответствие выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;
- соответствие данных синтетического и аналитического учета денежных сумм.

В рамках этой статьи мы последовательно рассмотрим, как правильно вести учет депонированных сумм, чтобы не было нареканий со стороны проверяющих органов.

Шаг первый. Соблюдение норм Трудового кодекса по выплате зарплаты

Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. В соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ день выдачи зарплаты организация обязана установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре.

Внимание! Это должна быть конкретная дата, а не расплывчатая формулировка типа "не позднее 15-го числа следующего месяца" или "после 5-го числа следующего месяца". Если день выдачи заработной платы совпал с праздничным днем, то выплата денежных сумм производится накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Если работник уходит в отпуск, то рассчитаться с ним нужно за три дня до этого (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Кроме того, следует помнить о норме ст. 136 ТК РФ, согласно которой заработная плата выплачивается сотруднику, как правило, в месте выполнения им работы. На практике возможны ситуации, когда работники трудятся вдали от бухгалтерии. При этом они не обязаны тратить свое свободное время на поездку в офис за зарплатой. В данном случае при несвоевременной выплате заработной платы говорить о депоненте нельзя, так как работодатель не обеспечил получение сотрудником зарплаты в том порядке, который определен трудовым законодательством.
Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с даты ее выдачи. Для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, используют Расчетно-платежную ведомость по форме 0504401, установленной в Инструкции N 148н <1>. В тех случаях, когда расчеты по заработной плате не совпадают с составлением общего расчета (например, при уходе в отпуск или увольнении), применяется Платежная ведомость (ф. 0504403).
--------------------------------
<1> Утверждена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.
В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордерам. Начисленные и выплаченные по этим расчетам суммы включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом в графе "Сумма к выдаче" против фамилии данного сотрудника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".
По истечении трех дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир обязан проверить в расчетно-платежной ведомости подписи в получении денег. В конце ведомости он должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи". После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную из кассы сумму заработной платы. Указанный расходный ордер на сумму выданной по расчетно-платежной ведомости заработной платы подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

Шаг второй. Оформление сумм невыданной заработной платы

Формы регистров бюджетного учета для органов государственной власти РФ, федеральных государственных учреждений приведены в Приложении 1 к Приказу Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета". В Приложении 2 к этому Приказу даны Рекомендации по применению названных регистров.
Порядок заполнения формы 0504047. При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляются отдельные реестры депонированных сумм, в которых указывается каждое лицо, не получившее заработную плату, денежное довольствие или стипендию. Реестр заполняется кассиром на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, в которой против фамилии лиц, не получивших заработную плату, стипендию или денежное довольствие, следует поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано".
Депонированные суммы на следующий день сдаются для зачисления на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в учреждениях ЦБ РФ или кредитных организациях. На сданные суммы составляются расходные кассовые ордера.
Порядок заполнения формы 0504048. В книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий ведется учет депонированных сумм раздельно по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям. Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения. В соответствующих графах "Кредит" должны быть отражены месяц и год образования депонентской задолженности, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы, а в графах "Дебет" против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма.
В конце месяца в книге подсчитываются итоги по графам "Кредит" и "Дебет" и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Шаг третий. Отражение депонированной зарплаты  в бухгалтерском учете

Пунктом 200 Инструкции N 148н для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда предусмотрен счет 1 (2) 302 01 000 "Расчеты по заработной плате".
Начисленные суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счета 1 (2) 302 01 730 "Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате" в корреспонденции со счетами 1 401 01 211 "Расходы по заработной плате", 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" (п. 199 Инструкции N 148н).
По дебету счета 1 (2) 302 01 730 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, а также суммы удержанного НДФЛ, платежей по исполнительным документам и других удержаний, уменьшающие задолженность организации по выплате заработной платы.
Начисленные, но не выплаченные в установленный срок, в частности из-за неявки получателей, суммы необходимо списать с дебета счета 1 (2) 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате" в кредит счета 1 (2) 304 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" (п. 211 Инструкции N 148н).
При зачислении депонированной зарплаты на банковский счет учреждения составляется корреспонденция (п. 181 Инструкции N 148н):
Дебет счета 1 (2) 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 "Выбытия из кассы";
Дебет счетов 1 304 05 211 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате", 2 201 01 510 "Поступления денежных средств учреждения на счета"
Кредит счета 1 (2) 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Пример. В августе 2008 г. расходы учреждения по оплате труда за июль, произведенные за счет бюджетных средств, составили 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за июль заработной платы - 21 580 руб., аванс, выданный в июле, - 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится 5-го числа следующего месяца. Наличные для выплаты денежных средств получены кассиром организации 5 августа. Таким образом, оплата труда производилась с 5 по 7 августа. До 8 августа фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма невыданной зарплаты 8 августа должна быть сдана на лицевой счет в банк для зачисления на лицевой счет учреждения.
Бухгалтер организации отразит в учете следующие операции:

 

Содержание операции         

Дебет   

Кредит  

Сумма,
руб.

Перечислен в бюджет НДФЛ              

1 303 01 830

1 304 05 211

21 580

Получены в кассу наличные для выплаты 
заработной платы                      
(180 000 - 21 580 - 74 500) руб.      


1 201 04 510


1 304 05 211


83 920

Выдана зарплата                       

1 302 01 830

1 201 04 610

74 420

Депонированы денежные суммы           
(83 920 - 74 420) руб.                

1 302 01 830

1 304 02 730

9 500

Сданы депонированные суммы на лицевой 
счет в ОФК                            

1 210 03 560
1 304 05 211

1 201 04 610
1 210 03 660

9 500



Работник обратился за депонированной зарплатой

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, можно оформить отдельную платежную ведомость.
При выдаче депонированной заработной платы в соответствии с п. 211 Инструкции N 148н делаются следующие бухгалтерские записи:
Дебет счета 1 (2) 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 "Выбытия из кассы".

Шаг четвертый. Проведение контрольных  мероприятий - инвентаризация расчетов

Для обеспечения достоверности информации о финансовом состоянии организации должны проводить инвентаризацию как имущества, так и обязательств. Требование об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности установлено в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В ходе этой процедуры проверяется и документально подтверждается фактическое наличие имущества и обязательств организации, их состояние и оценка. Полученные данные сравниваются с данными бухгалтерского учета, и при выявлении расхождений в учет вносятся соответствующие исправления.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Проведение инвентаризации начинается с издания приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации, в котором утверждаются конкретные сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также состав инвентаризационной комиссии. В комиссию входят представители руководства учреждения, работники бухгалтерии и другие специалисты. К проведению инвентаризации также можно привлекать сотрудников службы внутреннего контроля учреждения и независимых аудиторов.
В работе комиссии должны принимать участие все ее члены, иначе инвентаризация может быть признана недействительной.
При инвентаризации расчетов проверяются правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в частности расчеты с работниками организации: выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов.
Кроме этого, выявляются суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности. Напомним, срок исковой давности - это период, в течение которого можно предъявить иск должнику, не исполнившему свое обязательство (ст. 195 ГК РФ). По общему правилу срок исковой давности составляет три года. Он отсчитывается с момента окончания срока исполнения обязательства (ст. 200 ГК РФ).
Результаты инвентаризации оформляются Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденным Приказом Минфина России N 123н.

Сколько времени следует учитывать депонированную зарплату на балансе?

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в течение трех лет, то есть до истечения срока исковой давности, и выдается по первому требованию работника.

Внимание! В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата в соответствии со ст. 141 ТК РФ выдается совместно проживавшим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего.

По истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной заработной платы должны быть списаны. Основанием для списания являются данные проведенной инвентаризации и приказ (распоряжение) руководителя организации.
Суммы невостребованной и списанной депонированной зарплаты относятся на финансовые результаты деятельности организации. При этом в бухгалтерском учете оформляется запись:
Дебет счета 1 (2) 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"
Кредит счета 1 (2) 401 01 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами".

Как долго следует хранить книгу (реестр) учета депонированной заработной платы?

Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 <2>. В соответствии с пп. "н" п. 193 названного Перечня книга учета депонированной заработной платы должна храниться в течение пяти лет (при условии завершения проверки (ревизии), в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняется до вынесения окончательного решения).
--------------------------------
<2> Действует в редакции Решения Росархива от 27.10.2003.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2009 г., начинается с 1 января 2010 г.
Если организация не соблюдает правила обособленного учета депонированной заработной платы, она может быть привлечена к ответственности, предусмотренной ст. 15.11 КоАП РФ, согласно которой грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей. При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается, в частности, искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
 

Рейтинг: 0 Голосов: 0 29333 просмотра
Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!